01 · punkt wyjścia
Proces, w którym wszystko liczy się w kilogramach
Cynkownia nie sprzedaje produktu z półki. Klient przywozi własne konstrukcje stalowe, zakład je cynkuje i oddaje. Każda dostawa jest inna, a pieniądze zależą od wagi, której nie da się znać z góry.
- towar przyjeżdża raz, a wyjeżdża często w kilku partiach,
- o jakości decyduje to, jak materiał został przygotowany przez klienta: otwory, zabrudzenia, spawy,
- produkcja idzie na zmiany, w dwóch oddziałach, z ograniczoną pojemnością każdej trawersy,
- rozliczenie wynika z wagi przed i po cynkowaniu oraz z cennika konkretnego klienta,
- po drodze zlecenia dotyka kilkanaście osób: biuro, plac, wózkowi, brygadziści, kontrola jakości, księgowość.
Gotowy system ERP z pudełka nie zna trawersy ani kąpieli cynkowej. Dlatego powstał system pisany pod ten jeden proces i rozwijany razem z zakładem.
02 · droga zlecenia
Dziewięć kroków, jedno zlecenie, jeden system
- 01 AwizacjaKlient zapowiada dostawę. Zlecenie czeka w systemie, zanim ciężarówka podjedzie pod bramę.
- 02 Brama i wagaPojazd wjeżdża na wagę. Wynik ważenia trafia do zlecenia sam, bez przepisywania z wyświetlacza.
- 03 Karta przyjęciaPracownik ocenia materiał: otwory technologiczne, zabrudzenia, wady konstrukcji, typ konstrukcji. Robi zdjęcia.
- 04 UzgodnieniaJeśli coś się nie zgadza, wątpliwość trafia do zlecenia i czeka na odpowiedź. Produkcja rusza dopiero ze zgodą.
- 05 PlanowanieZlecenie dostaje miejsce w harmonogramie zmian. System liczy realną datę zakończenia.
- 06 ProdukcjaFormowanie na trawersie, kąpiele, cynkowanie, rozformowanie. Każdy etap ma status i czas.
- 07 Ważenie i pomiaryWaga przed i po cynkowaniu, pomiar grubości powłoki. Przyrost cynku liczy się sam.
- 08 Rozliczenie i fakturaPozycje według wagi i cennika klienta. Fakturę w programie księgowym wystawia się prosto ze zlecenia.
- 09 Powiadomienie i wydanieKlient dostaje SMS lub e-mail, że towar czeka. Wydanie może być częściowe, każde z własnym ważeniem.
03 · jak to wygląda
Każde zlecenie ma status, który mówi, czyj jest ruch
Status zmienia się sam, gdy zdarzy się coś w procesie: zadanie trafi do harmonogramu, ruszy produkcja, powstanie rozliczenie. Zlecenie można też wycofać, a system zamknie wtedy jego zadania i zostawi ślad dlaczego.
04 · co potrafi system
Funkcje, obszar po obszarze
System rósł przez kilka lat, moduł po module. Każdy odpowiada na konkretny kawałek pracy w zakładzie.
Przyjęcie zlecenia
- kreator, który prowadzi pracownika krok po kroku i nie pozwala pominąć wymaganych danych
- awizacje: zlecenie zapowiedziane przez klienta przed dostawą
- ważenia z wagi bramowej pobierane automatycznie, osobno dla przyjazdu i każdego wydania
- osoby kontaktowe i pełnomocnicy klienta przy zleceniu
Karta przyjęcia materiału
- ustrukturyzowana ocena: otwory technologiczne, zanieczyszczenia, wady konstrukcyjne, dodatkowe działania, typ konstrukcji
- odpowiedzi z rozgałęzieniami: „nie OK” otwiera pytania szczegółowe
- zdjęcia materiału przypięte do zlecenia
- pełna historia zmian: kto, co i kiedy poprawił
Uzgodnienia i dyskusja produkcyjna
- uzgodnienia: pytania do zlecenia z odpowiedzią i autorem, część zgłaszana przez system automatycznie
- dyskusja produkcyjna: wątki z kategoriami zamiast telefonów i karteczek
- potwierdzenia odczytu: wiadomo, kto już widział wiadomość
- problem zgłoszony na hali sam zakłada wątek przy zleceniu
Planowanie i harmonogram
- siatka zmian osobno dla każdego oddziału, z zadaniami rozłożonymi na trawersy
- kategorie trawers z pojemnością w kilogramach: system wie, ile wejdzie na zmianę
- rezerwacje miejsca w harmonogramie
- rejestr każdego przesunięcia zadania i automatycznie przeliczana data zakończenia
Hala produkcyjna
- kokpit produkcji dla brygadzisty, logowanie kartą zbliżeniową lub PIN-em
- trawersa ma swój status: formowanie, oczekiwanie, cynkowanie, rozformowanie
- czasy procesów w kolejnych kąpielach, z podziałem na zmiany i pracowników
- ekrany odświeżają się na żywo: zmiana na jednym stanowisku jest od razu widoczna na pozostałych
Wagi, cynk i jakość
- waga przed i po cynkowaniu dla każdego zadania, z obsługą wag wycofanych
- przyrost masy (zużycie cynku) liczony automatycznie dla zlecenia
- pomiary grubości powłoki: minimum, średnia, maksimum
- rejestr zużycia cynku i uzupełnień kąpieli, rejestr otworów wierconych i palonych
- certyfikat jakości powłoki generowany z danych pomiarowych
Plac składowy: aplikacja mobilna
- wyszukiwanie zlecenia po numerze albo skanem kodu kreskowego
- odkładanie towaru: sektor, kolor, komentarz i seria zdjęć
- wydanie klientowi w całości lub w części, opróżnianie sektorów
- działa bez zasięgu: zmiany i zdjęcia czekają w kolejce i wysyłają się same po odzyskaniu sieci
- powiadomienia push otwierają od razu właściwe zlecenie
Wózki widłowe
- ewidencja floty, przebiegów i motogodzin
- raport zmianowy z listą kontrolną; zaznaczona usterka sama staje się zgłoszeniem
- naprawy i tankowania, raport zużycia paliwa na wózek
Rozliczenie, cenniki i faktury
- rozliczenie zakłada się razem ze zleceniem i wypełnia danymi z produkcji
- cenniki i rabaty osobno dla każdego klienta, widok cennika według klienta i według pozycji
- oferty z pozycjami i automatyczną sumą
- faktura wystawiana w programie księgowym z poziomu zlecenia, kontrahenci i NIP-y zsynchronizowane
Dokumenty i zgody
- zamówienie, specyfikacja wysyłkowa, zgoda na wykonanie otworów, oświadczenia, certyfikat: gotowe PDF-y z danych zlecenia
- pakiety: kilka dokumentów i regulaminów sklejonych w jeden plik z poprawną numeracją stron
- podpis na tablecie do podpisów albo zdalnie: klient dostaje link i kod QR, sprawdza dokumenty i akceptuje
- wersjonowanie regulaminów: przy zleceniu zostaje ślad, którą wersję klient zaakceptował
Powiadomienia dla klienta
- informacja o gotowości do odbioru SMS-em lub e-mailem
- wysyłka dokumentów z systemu, z rejestrem tego, co i kiedy wyszło
- raport powiadomień o odbiorze: co obsłużone, co czeka
Telefonia w biurze obsługi
- dzwoniący numer jest dopasowywany do klienta, zanim ktoś podniesie słuchawkę
- na ekranie od razu widać klienta i jego zlecenia
- historia połączeń przychodzących, wychodzących i nieodebranych
Raporty i panel zarządczy
- około dwudziestu raportów: produkcja dzienna, zmiany, stanowiska, pomiary, procesy, kąpiele, trawersy, paliwo
- raport niezgodności klienta: ile dostaw wymagało poprawek i jakich
- analiza klienta: wagi, obłożenie trawers, czas formowania, zużycie cynku
- panel zarządczy: wskaźniki miesiąc do miesiąca, najwięksi klienci, zlecenia, które utknęły
Asystent AI do danych
- pytanie po polsku, np. o tonaż klienta w danym miesiącu, zamiast zamawiania raportu u programisty
- asystent zna strukturę danych i definicje raportów, więc liczy tak samo jak raporty w menu
- odpowiedź z tabelą i krótką analizą
- zużycie rozliczane na pracownika, żeby koszt był pod kontrolą
Uprawnienia i ślad zmian
- stanowiska z uprawnieniami do tworzenia, odczytu i zmiany, osobno dla każdej funkcji
- zewnętrzne aplikacje mają własne klucze i dostęp tylko do wskazanych operacji
- nic nie znika bez śladu: usunięcia są odwracalne, a kluczowe zmiany mają rejestr
Zmiany i brygady
- rejestr zmian z obsadą stanowisk i brygadzistą
- raport „moja zmiana” z wynikiem brygady
- punkty dla brygad: element rywalizacji oparty na danych z produkcji
05 · aplikacje i integracje
Jeden system, kilka ekranów, zero przepisywania
Wszystkie aplikacje korzystają z jednego źródła danych. Magazynier z telefonem, brygadzista przy linii i księgowa widzą to samo zlecenie, każdy w swoim widoku.
| aplikacja | do czego służy |
|---|---|
| Aplikacja webowa | biuro obsługi, planowanie, produkcja, rozliczenia, raporty |
| Aplikacja mobilna | plac składowy i wózki, praca bez zasięgu |
| Strona dla klienta | podgląd zamówienia i zdalna akceptacja dokumentów |
| Serwis dokumentów | generowanie PDF-ów i pakietów według jednego wzoru |
| połączone z | co płynie samo |
|---|---|
| Waga bramowa | ważenia wjazdu i wyjazdu trafiają do zlecenia automatycznie |
| Program księgowy (Subiekt GT) | faktury wystawiane ze zlecenia, kontrahenci i NIP-y zsynchronizowane |
| Centrala telefoniczna (VoIP) | rozpoznawanie klienta po numerze, historia połączeń |
| SMS i e-mail | powiadomienia o odbiorze, wysyłka dokumentów do akceptacji |
| Powiadomienia push | wiadomości z dyskusji prosto na telefony magazynierów |
| Model językowy przez API | asystent odpowiadający na pytania o dane |
Technicznie: interfejs REST i baza SQL jako jedno źródło prawdy, aplikacja webowa, aplikacja mobilna z kolejką zmian do pracy bez sieci, osobny serwis do dokumentów PDF i kanał na żywo do odświeżania ekranów produkcji.
06 · wynik
Co to daje w codziennej pracy
- Dane wpisuje się raz. Waga przychodzi z wagi, kontrahent z programu księgowego, zdjęcie z telefonu magazyniera.
- Wiadomo, gdzie jest zlecenie. Status, sektor na placu i miejsce w harmonogramie widać bez dzwonienia na halę.
- Spory z klientem mają dowody. Karta przyjęcia, zdjęcia, uzgodnienia i zaakceptowana wersja dokumentów zostają przy zleceniu.
- Rozliczenie wynika z produkcji. Wagi potrzebne do faktury są już przy zleceniu.
- Zarząd pyta dane, a nie ludzi. Gotowy raport albo pytanie do asystenta, bez czekania na zestawienie.
Liczb z zakładu nie publikuję. Jeśli chcesz zobaczyć, jak takie wskaźniki mogłyby wyglądać u Ciebie, pokażę to na rozmowie na Twoich danych.
Wniosek dla Ciebie. Taki system nie powstaje jednym dużym projektem. Rośnie od 2019 roku wokół jednego przepływu, czyli zlecenia, i dostaje kolejne moduły tam, gdzie jest najwięcej ręcznej pracy. Jeśli Twój proces nie mieści się w gotowym programie, da się zacząć od jednego etapu i dobudowywać resztę, gdy pierwszy zacznie na siebie zarabiać.