01 · sytuacja wyjściowa
Dobra robota u klienta, bałagan w papierach
Ekipy pracowały sprawnie, ale firma nie miała jednego miejsca, w którym widać realizację od pierwszej wizyty do rozliczenia. To rodziło trzy rodzaje ryzyka:
- prawne: umowy z nieaktualnymi przepisami, brak zaakceptowanego projektu, brak śladu po obmiarze, poczta na darmowym hostingu,
- jakościowe: projekty bez sprawdzenia zgodności z normami, protokoły odbioru wypisywane ręcznie,
- finansowe: materiały kupowane bez porównania cen i koszty niepodpięte do realizacji, więc nie było wiadomo, które zlecenia przynoszą zysk.
02 · co zrobiliśmy
Dziewięć problemów, dziewięć rozwiązań
byłoWzór umowy powoływał się na nieaktualne przepisy.
jestJeden aktualny wzór umowy, wypełniany danymi realizacji. Przegląd podstaw prawnych ma swój termin i przypomnienie, więc wzór nie starzeje się po cichu.
byłoKlient nie dostawał wstępnego projektu do akceptacji.
jestPrzed umową klient dostaje wstępny projekt z linkiem do akceptacji. Zgoda albo uwagi zostają zapisane przy realizacji, z datą.
byłoProjektów nie sprawdzano pod kątem zgodności z normami.
jestAI porównuje projekt z listą kontrolną norm i wytycznych producentów i wskazuje punkty do sprawdzenia. Decyzję podejmuje człowiek.
byłoMateriały zamawiano u jednego dostawcy, bez porównania cen.
jestZestawienie materiałów jest wyceniane w cennikach kilku dostawców naraz. Widać najtańszy koszyk i różnicę wobec zakupu w jednym miejscu.
byłoWizyta przed rozpoczęciem prac nie zostawiała żadnego śladu: wymiary i ustalenia były w notesie albo w pamięci.
jestFormularz obmiaru na telefonie: wymiary, zdjęcia, uwagi i ustalenia z klientem. Wszystko trafia do realizacji, zanim ekipa wróci do biura.
byłoProtokoły wypisywano ręcznie.
jestProtokół powstaje z danych realizacji, klient podpisuje go na telefonie lub tablecie i od razu dostaje PDF.
byłoSkrzynka na darmowym hostingu: reklamy, kłopot z RODO i brak jakiejkolwiek integracji.
jestPoczta firmowa we własnej domenie, z umową powierzenia danych, bez reklam, połączona z rejestrem realizacji.
byłoBrak skatalogowanych informacji o wykonanych i planowanych realizacjach.
jestKażda realizacja ma swoją kartę: klient, adres, zakres, status, terminy i dokumenty. Wykonane i planowane są w jednym miejscu.
byłoKoszty nie były przypisane do realizacji. Właściciel nie wiedział, na czym zarabia, a na czym traci.
jestKażda faktura kosztowa i czas pracy ekipy są przypisane do realizacji. Zysk i marżę widać dla każdej z osobna.
03 · jak to wygląda
Pulpit właściciela: co dziś do zrobienia i na czym zarabiamy
Na koniec doszedł prosty pulpit. Zbiera to, co system już wie: listę rzeczy do zrobienia, wykresy i szczegóły każdej realizacji.
Dane na makiecie są przykładowe. Kliknięcie w realizację otwiera jej kartę: dokumenty, koszty, terminy i historię ustaleń z klientem.
04 · wynik
Co się zmieniło
- Wiadomo, na czym firma zarabia. Koszty są przy realizacjach, więc zysk widać dla każdego zlecenia, a nie dopiero w rocznym podsumowaniu.
- Ustalenia z klientem mają ślad. Obmiar, zaakceptowany projekt, umowa i protokół odbioru zostają przy realizacji.
- Dokumenty nie powstają od zera. Umowa i protokół wypełniają się danymi, które już są w systemie.
- Zakupy mają porównanie. Przed zamówieniem widać, ile kosztuje ten sam koszyk u różnych dostawców.
- Projekt jest sprawdzany dwa razy. Najpierw przez AI względem listy kontrolnej, potem przez człowieka, który podejmuje decyzję.
Wniosek dla Ciebie. W firmie wykonawczej większość ryzyka nie siedzi na budowie, tylko w tym, czego nikt nie zapisał: w ustaleniach z obmiaru, w starym wzorze umowy, w kosztach, których nie da się przypisać do zlecenia. Nie trzeba do tego dużego systemu. Wystarczy jedna karta realizacji, do której trafia wszystko, co jej dotyczy.